Organization Summary
تستخدم شركة Larry Contractors وكيل Knoon لتبسيط حفظ الحسابات مع QuickBooks، مما يقلل من العمل الإداري اليدوي مع الحفاظ على سجلات مالية دقيقة ومحدثة.
قبل التشغيل الآلي، كانت معظم الطلبات تصل على شكل رسائل واتساب مجزأة، ومكالمات مرتدة، وملاحظات موزعة بين هواتف الموظفين. هذا كان يسبب بطء في أوقات الاستجابة وعدم اتساق في المتابعة على الوظائف الواعدة.
قدمت كنون تدفق تشغيل مخصص للمقاولين يلتقط سياق العمل مبكرًا، ويزامن عمل المسؤول في كويك بوكس وOneDrive، ويحافظ على تحرك فريق المكتب حتى خلال الأسابيع المزدحمة.
النتائج الرئيسية
التحدي
تم مشاركة بعض الإيصالات عبر WhatsApp، بينما بقيت أخرى في شكل ورقي. هذا جعل مسك الدفاتر أبطأ وأصعب للحفاظ على الدقة في QuickBooks.
كويك بوكس ai فشل في التقاط تفاصيل مهمة في الإيصال
لم تلتقط كويك بوكس ai دائمًا تواريخ الإيصال والفئات والإجماليات والضرائب بشكل صحيح، لذلك كان لا بد من مراجعة الإدخالات يدويًا قبل أن يمكن الوثوق بها.
الإدخال اليدوي المفرط لكل فاتورة
حتى الإيصالات البسيطة كانت تعني كتابة أسماء المستفيدين والأسعار والتفاصيل الأخرى واحدة تلو الأخرى، مما حول الأعمال الروتينية إلى عمل إداري متكرر.
تمت إضافة خطوة مسؤول أخرى لتحميل OneDrive
بعد تحديث QuickBooks، كان على الفريق لا يزال تحميل كل إيصال، ومطابقته برقم المستند الصحيح، وتصنيفه في المجلد المناسب على OneDrive يدويًا.
الحل
تقوم شركة Larry Contractors بجمع طلبات الوظائف الجديدة المركزية من خلال وكيل واتساب الذكاء الاصطناعي الذي يقوم بتأهيل أصحاب المنازل وجمع تفاصيل الموقع وتوجيه الوظائف العاجلة على الفور.
الوكيل يقرأ الإيصالات ويُسجلها في كويك بوكس
يقرأ الوكيل كل إيصال ويسجله في QuickBooks، بما في ذلك فئة الشراء، سواء كان إيصال ضريبي، معدل الضريبة، والسعر النهائي.
حفظ الإيصالات إلى OneDrive
يقوم الوكيل بإنشاء مجلد في OneDrive ويعيد تسميته ليتطابق مع نفس رقم المستند المستخدم في QuickBooks، مما يجعل من السهل العثور على كل إيصال لاحقًا.
القوالب المستخدمة من قبل Larry Contractors
ابدأ من نفس سير العمل لالتقاط إيصال واتساب وQuickBooks وOneDrive التي استخدمها Larry Contractors مع Knoon.
