Organization Summary
تستخدم خدمة فوربيس للمحاسبة كنون لتوحيد السكرتارية الشركة والمحاسبة في سير عمل واتساب واحد لـ KYC، إعداد المستندات، تتبع التقدم، وتصعيد بشري.
قبل الأتمتة، كان كل طلب يعتمد على التبادل اليدوي ذهابًا وإيابًا. كان على الموظفين متابعة تفاصيل KYC المفقودة، وفحص كل مرفق، والتحدث مع العميل، وإعداد الأوراق، وإرسال المستندات للتوقيع، ثم متابعة ما تم أو لم يتم التقدم فيه.
قدمت كنون طبقة تشغيلية منظمة فوق WhatsApp. يحدد الوكيل الخدمة المطلوبة، يجمع المعلومات الصحيحة، يكتشف المرفقات المفقودة مثل الوجه الأمامي والخلفي لبطاقة الهوية، يحضر المستندات باستخدام Google Docs وDrive، ويسجل كل رد حتى يتمكن الفريق من مراقبة التقدم من مكان واحد.
النتائج الرئيسية
مشكلة
كانت فوربيس بحاجة إلى طريقة أفضل للتواصل مع العملاء، وجمع المعلومات والمستندات المطلوبة للـ KYC، وإعداد الأوراق الصحيحة دون الاعتماد على المتابعات المتكررة، والفحص اليدوي، والتسليمات المجزأة.
كانت الفرق بحاجة إلى قوة عاملة للتواصل مع العملاء وجمع المعلومات المطلوبة، بما في ذلك مستندات KYC.
عندما كانت الطلبات غير مكتملة، كان على الموظفين العودة ذهابًا وإيابًا مع العملاء repeatedly لطلب التفاصيل أو الملفات المفقودة.
كان لا بد من فحص كل مستند تم تقديمه يدويًا قبل أن يمكن استخدامه.
غالبًا ما كان على الموظفين التحدث مباشرة مع العملاء لملء المعلومات المفقودة.
كان يجب إعداد الوثائق يدويًا بناءً على المعلومات المقدمة من كل عميل.
بمجرد إعدادها، كان لا بد من إرسال الوثائق إلى العملاء للتوقيع.
كان من الصعب تتبع تقدم كل طلب من العميل من البداية حتى النهاية.
الحل
يعمل Knoon كبوابة رئيسية لطلبات المحاسبة والسكرتارية. يحدد نوع الخدمة، يجمع التفاصيل المطلوبة، يتحقق من تحميل الملفات الصحيحة، يحضر مستندات مسودة، يصدرها إلى PDF، ويوجه فقط الحالات الاستثنائية للانتباه البشري.
الخدمات المدعومة
نقطة دخول واحدة لطلبات السكرتير الشركات المتكررة
- تقديم الإقرار السنوي (AR)
- إدارة AGM
- تغييرات الضابط الوكيل
- نقل المشاركة
- إصدار المشاركة
- تغيير في العنوان المسجل
- تغيير رمز SSIC
- تغيير FYE
- تحديث محدد
- تحديثات RORC
- المالية (XBRL)
- تحديث اسم الشركة
- تغيير في وكيل المدقق
- تمديد الوقت (EOT)
- توزيع الأرباح
- تعديل الدستور
- سجل الوكيل
- شطب الشركة
- تسجيل الرسوم
- فتح الحساب البنكي
- استخراج الشركة
كشف الخدمة والاستقبال الموجه
يستخدم الوكيل قاعدة معرفة كنون لتحديد أي خدمة سكرتير الشركة يحتاجها العميل، ثم يطلب فقط المعلومات المطلوبة لتلك الطلب المحدد.
التحقق من الهوية والتعامل مع المرفقات في واتساب
يمكن لسير العمل اكتشاف المرفقات المطلوبة، بما في ذلك الحالات التي تتطلب وجود الصورة الأمامية والخلفية لبطاقة الهوية، وتنبيه العميل لإكمال التحميلات الناقصة قبل تقدم الحالة قدماً.
إعداد المستندات باستخدام Google Docs و Drive
بمجرد إكمال الإرسال، يقوم كنون بإعداد المستندات المطلوبة باستخدام Google Docs، يخزن ملفات العمل في Google Drive، ويصدر الحزمة النهائية إلى PDF للتوقيع والأرشفة.
1. تحديد الطلب
يبدأ العميل في WhatsApp. يقوم knoon بربط الطلب بالنوع الصحيح للخدمة باستخدام قاعدة المعرفة فوربيس.
2. جمع التفاصيل وKYC
يقوم الوكيل بجمع المعلومات المنظمة، ويطلب الملفات الداعمة المطلوبة، ويتحقق مما إذا كانت المرفقات كاملة.
2. جمع التفاصيل وKYC
يقوم الوكيل بجمع المعلومات المنظمة، ويطلب الملفات الداعمة المطلوبة، ويتحقق مما إذا كانت المرفقات كاملة.
3. علِّم الفجوات فوراً
إذا كان الإرسال غير مكتمل، يُطلب من العميل المستند أو الصفحة المفقودة قبل أن يحتاج الموظف إلى التدخل.
٤. جهز الأوراق اللازمة
تُستخدم المعلومات المقدمة لإعداد مستندات السكرتير الشركة المطلوبة من خلال تدفقات العمل في Google Docs وGoogle Drive.
٤. جهز الأوراق اللازمة
تُستخدم المعلومات المقدمة لإعداد مستندات السكرتير الشركة المطلوبة من خلال تدفقات العمل في Google Docs وGoogle Drive.
5. إرسال للتوقيع
يتم تصدير الوثائق المُعدة إلى PDF وإرسالها إلى العميل للمراجعة والتوقيع.
6. التتبع مع التذاكر
يتم تسجيل كل رد بهدف تمكين الفريق من مراقبة الحالة، وتسليم العمل بسلاسة، وتحديد الحالات التي تتطلب اهتمامًا بشريًا.
6. التتبع مع التذاكر
يتم تسجيل كل رد بهدف تمكين الفريق من مراقبة الحالة، وتسليم العمل بسلاسة، وتحديد الحالات التي تتطلب اهتمامًا بشريًا.
بشري في الحلقة
إذا كانت الحالة تتطلب تدخلًا بشريًا، يمكن للفريق التدخل مباشرة من خلال سير العمل المبني على التذاكر، والرد على العميل، وتوضيح التفاصيل المفقودة، ونقل الطلب قدمًا دون فقدان السياق الكامل للمحادثة أو حالة المستند.
I need help with annual return filing and an officer change.
I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.
Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.
Here is the back of my ID card.
Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.
القوالب المستخدمة من قبل ForBis
ابدأ من نفس تدفقات استلام واتساب، إعداد المستند، ومراجعة بشرية التي استخدمها فوربيس مع knoon.
