Organization Summary
Η Larry Contractors χρησιμοποιεί τον Knoon Πράκτορα για να απλοποιήσει τη λογιστική με το QuickBooks, μειώνοντας τη χειροκίνητη διαχειριστική εργασία ενώ διατηρεί τα οικονομικά αρχεία ακριβή και ενημερωμένα.
Πριν από την αυτοματοποίηση, τα περισσότερα αιτήματα έφταναν ως κατακερματισμένα μηνύματα WhatsApp, επανάκλησεις και Σημειώσεις διασκορπισμένες στα τηλέφωνα του προσωπικού. Αυτό δημιουργούσε αργούς χρόνους απόκρισης και ασυνέπεια στην παρακολούθηση υποσχόμενων εργασιών.
Η Knoon εισήγαγε μια ροή λειτουργίας ειδικά για εργολάβους που καταγράφει το πλαίσιο της εργασίας νωρίς, συγχρονίζει τη δουλειά του Διαχειριστή στο QuickBooks και το OneDrive, και διατηρεί την ομάδα του γραφείου ενεργή ακόμα και κατά τη διάρκεια πολυάσχολων εβδομάδων.
Αποτελέσματα Κλειδιού
Πρόκληση
Ορισμένες αποδείξεις μοιράστηκαν στο WhatsApp, ενώ άλλες παρέμειναν σε φυσική μορφή. Αυτό έκανε τη λογιστική πιο αργή και δυσκολότερη στην ακρίβεια στο QuickBooks.
Το QuickBooks AI παρέλειψε σημαντικές λεπτομέρειες αποδείξεων
Το QuickBooks AI δεν κατέγραφε πάντα σωστά τις ημερομηνίες αποδείξεων, τις κατηγορίες, τα συνολικά ποσά και τους φόρους, οπότε οι εγγραφές χρειάζονταν ακόμη χειροκίνητη επανεξέταση πριν να μπορούν να γίνουν αξιόπιστες.
Πολύς χειρωνακτικός καταχωρισμός για κάθε λογαριασμό
Ακόμη και οι απλές αποδείξεις σήμαιναν πληκτρολόγηση των ονομάτων των δικαιούχων, των τιμών και άλλων λεπτομερειών μία προς μία, κάτι που μετέτρεπε τη ρουτίνα της λογιστικής σε επαναλαμβανόμενη εργασία διαχειριστή.
Προστέθηκε ένα ακόμη βήμα διαχειριστή για το ανέβασμα σε OneDrive
Μετά την ενημέρωση του QuickBooks, η ομάδα εξακολουθούσε να πρέπει να κατεβάζει κάθε απόδειξη, να την αντιστοιχίζει στον σωστό αριθμό εγγράφου και να την αρχειοθετεί χειροκίνητα στον σωστό φάκελο OneDrive.
Λύση
Η Larry Contractors συγκεντρώνει νέες αιτήσεις εργασιών μέσω ενός Πράκτορα WhatsApp AI που αξιολογεί τους ιδιοκτήτες σπιτιών, συλλέγει λεπτομέρειες του χώρου και διαχειρίζεται άμεσα επειγουσες εργασίες.
Ο Πράκτορας Διαβάζει Αποδείξεις & τις Καταχωρεί στο QuickBooks
Ο Πράκτορας διαβάζει κάθε απόδειξη και την καταγράφει στο QuickBooks, συμπεριλαμβανομένης της κατηγορίας αγοράς, αν είναι φορολογική απόδειξη, του φορολογικού συντελεστή και της τελικής τιμής.
Αποθήκευση Αποδείξεων στο OneDrive
Ο Πράκτορας δημιουργεί έναν φάκελο στο OneDrive και τον μετονομάζει ώστε να ταιριάζει με τον ίδιο Αριθμό εγγράφου που χρησιμοποιείται στο QuickBooks, καθιστώντας κάθε απόδειξη πιο εύκολη στην εύρεση αργότερα.
Πρότυπα που χρησιμοποιούνται από Larry Contractors
Ξεκινήστε από την ίδια καταγραφή απόδειξης WhatsApp, QuickBooks και OneDrive ροές εργασίας που χρησιμοποιούσαν οι Larry Contractors με το Knoon.
