Organization Summary
Larry Contractors, finansal kayıtları doğru ve güncel tutarken manuel yönetici işlerini azaltmak için Knoon Ajan kullanarak QuickBooks ile muhasebeyi kolaylaştırır.
Otomasyondan önce, çoğu istek parça parça Whatsapp mesajları, geri aramalar ve personel telefonlarına dağılmış Notlar olarak geliyordu. Bu, yavaş yanıt sürelerine ve umut vadeden işlerde tutarsız takiplere neden oluyordu.
Knoon, iş bağlamını erken yakalayan, Yönetici çalışmalarını QuickBooks ve OneDrive ile senkronize eden ve yoğun haftalarda bile ofis ekibini hareket halinde tutan müteahhitlere özel bir işletme akışı tanıttı.
Anahtar Sonuçları
Meydan Okuma
Bazı fişler WhatsApp'ta paylaşıldı, bazıları ise fiziksel biçimde kaldı. Bu durum, QuickBooks'ta defter tutmayı daha yavaş ve doğru tutmayı zorlaştırdı.
QuickBooks AI önemli makbuz detaylarını kaçırdı
QuickBooks AI her zaman makbuz tarihlerini, kategorileri, toplamları ve vergileri doğru şekilde yakalayamadı, bu yüzden kayıtların güvenilir olması için manuel inceleme gerekiyordu.
Her fatura için çok fazla manuel giriş
Basit makbuzlarda bile alacaklı isimlerini, fiyatları ve diğer detayları tek tek yazmak gerekiyordu, bu da rutin muhasebe işlerini tekrar eden yönetici işine dönüştürüyordu.
OneDrive yüklemesi başka bir Yönetici adımı ekledi
QuickBooks güncellendikten sonra, ekip yine de her fişi indirmek, doğru belge numarası ile eşleştirmek ve doğru OneDrive klasörüne manuel olarak kaydetmek zorundaydı.
Çözüm
Larry Contractors, ev sahiplerini nitelendiren, saha detaylarını toplayan ve acil işleri hemen yönlendiren bir Whatsapp ai ajanı aracılığıyla yeni iş taleplerini merkezi olarak yönetiyor.
Ajan Fişleri Okur ve QuickBooks'ta Kaydeder
Ajan, her fişi okuyarak QuickBooks'a kaydeder; satın alma kategorisi, vergi fişi olup olmadığı, vergi oranı ve son fiyat dahil olmak üzere.
Makbuzları OneDrive'a Kaydet
Ajan, OneDrive'da bir klasör oluşturur ve bunu QuickBooks'ta kullanılan aynı belge numarasıyla yeniden adlandırır, böylece her makbuzu daha sonra bulmak daha kolay olur.
Larry Contractors tarafından kullanılan şablonlar
Knoon ile Larry Contractors'ın kullandığı aynı WhatsApp makbuz yakalama, QuickBooks ve OneDrive iş akışlarından başlayın.
