Organization Summary
Larry Contractors ใช้ Knoon เอเย่นต์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำบัญชีด้วย QuickBooks ลดงานผู้ดูแลระบบด้วยตนเองในขณะที่รักษาบันทึกการเงินให้ถูกต้องและทันสมัยอยู่เสมอ
ก่อนการทำงานอัตโนมัติ คำขอส่วนใหญ่มาถึงในรูปแบบข้อความวอทส์แอปป์ที่กระจัดกระจาย การโทรกลับ และบันทึกที่กระจายอยู่ในโทรศัพท์ของพนักงาน ซึ่งทำให้เวลาตอบสนองช้าและการติดตามงานที่มีโอกาสไม่สม่ำเสมอ
Knoon นำเสนอกระบวนการทำงานเฉพาะผู้รับเหมา ที่เก็บบริบทงานตั้งแต่ต้น เชื่อมงานผู้ดูแลระบบเข้าสู่ QuickBooks และ OneDrive และช่วยให้ทีมสำนักงานทำงานต่อเนื่องแม้ในสัปดาห์ที่ยุ่งมาก
ผลลัพธ์หลัก
ความท้าทาย
ใบเสร็จบางส่วนถูกแชร์ใน WhatsApp ในขณะที่บางส่วนยังคงเป็นเอกสารทางกายภาพ สิ่งนั้นทำให้การบันทึกบัญชีช้าลงและยากที่จะรักษาความถูกต้องใน QuickBooks
QuickBooks AI พลาดรายละเอียดสำคัญของใบเสร็จรับเงิน
QuickBooks AI ไม่ได้จับวันที่ ใบเสร็จรับเงิน หมวดหมู่ ยอดรวม และภาษีได้ถูกต้องเสมอไป ดังนั้น รายการจึงยังต้องได้รับการตรวจสอบด้วยตนเองก่อนที่จะเชื่อถือได้
การป้อนข้อมูลด้วยตนเองสำหรับบิลแต่ละใบมากเกินไป
แม้แต่ใบเสร็จง่าย ๆ ก็ต้องพิมพ์ชื่อผู้รับเงิน ราคา และรายละเอียดอื่น ๆ ทีละรายการ ซึ่งทำให้การทำบัญชีประจำวันกลายเป็นงานผู้ดูแลระบบซ้ำซาก
ขั้นตอนผู้ดูแลระบบอีกขั้นตอนถูกเพิ่มใน OneDrive อัปโหลด
หลังจากอัปเดต QuickBooks ทีมยังคงต้องดาวน์โหลดใบเสร็จแต่ละใบ, จับคู่กับหมายเลขเอกสารที่ถูกต้อง, และจัดเก็บลงในโฟลเดอร์ OneDrive ที่ถูกต้องด้วยตนเอง
วิธีแก้ปัญหา
Larry Contractors รวมคำของานใหม่ผ่านเอเย่นต์ AI ในวอทส์แอปป์ที่คัดกรองเจ้าของบ้าน รวบรวมรายละเอียดสถานที่ และส่งงานด่วนทันที
เอเย่นต์อ่านใบเสร็จ & บันทึกใน QuickBooks
เอเย่นต์จะอ่านใบเสร็จรับเงินแต่ละใบและบันทึกลงใน QuickBooks รวมถึงหมวดหมู่การซื้อว่าเป็นใบเสร็จรับภาษีหรือไม่ อัตราภาษี และราคาสุดท้ายด้วย
บันทึกใบเสร็จไปยัง OneDrive
เอเย่นต์สร้างโฟลเดอร์ใน OneDrive และเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ให้ตรงกับหมายเลขเอกสารเดียวกันที่ใช้ใน QuickBooks เพื่อให้ค้นหาใบเสร็จรับเงินแต่ละใบได้ง่ายขึ้นในภายหลัง
แม่แบบที่ใช้โดย Larry Contractors
เริ่มต้นจากการจับภาพใบเสร็จรับเงินวอทส์แอปป์เดียวกัน, QuickBooks, และเวิร์กโฟลว์ OneDrive ที่ Larry Contractors ใช้กับ Knoon.
