Organization Summary
ForBis Regnskapstjeneste bruker Knoon for å forene selskapets sekretær- og regnskapsfunksjoner i en enkelt Whatsapp arbeidsflyt for KYC, dokumentforberedelse, fremdriftssporing og menneskelig eskalering.
Før automatisering avhang hver forespørsel av manuelt frem og tilbake. Personalet måtte jage manglende KYC-detaljer, inspisere hver vedlegg, snakke med klienten, forberede papirarbeid, sende dokumenter for signering, og deretter holde oversikt over hva som hadde eller ikke hadde kommet videre.
Knoon introduserte et strukturert operasjonslag over WhatsApp. Agenten identifiserer tjenesten som trengs, samler riktig informasjon, oppdager manglende vedlegg som forsiden og baksiden av et ID-kort, forbereder dokumenter med Google Docs og Drive, og registrerer hver respons slik at teamet kan følge fremdriften fra ett sted.
Nøkkelresultater
Problem
ForBis trengte en bedre måte å kommunisere med klienter på, samle inn påkrevd informasjon og KYC-dokumenter, og forberede riktig papirarbeid uten å stole på gjentatte oppfølginger, manuell kontroll og fragmenterte overleveringer.
Teamet trengte arbeidskraft for å kommunisere med klienter og samle inn nødvendig informasjon, inkludert KYC-dokumenter.
Når innsendelser var ufullstendige, måtte ansatte gå fram og tilbake med klienter gjentatte ganger for å be om manglende detaljer eller filer.
Hvert innsendt dokument måtte fortsatt sjekkes manuelt før det kunne brukes.
Ansatte måtte ofte snakke direkte med kunder for å fylle ut manglende informasjon.
Dokumenter måtte utarbeides manuelt basert på informasjonen gitt av hver klient.
Når dokumentene var klare, måtte de fortsatt sendes til klienter for signature.
Det var vanskelig å holde oversikt over fremdriften for hver kundeforespørsel fra start til slutt.
Løsning
Knoon fungerer som inngangsdøren for Regnskap og sekretærtjenester. Den identifiserer tjenestetypen, samler inn påkrevde detaljer, validerer om riktige Filer ble lastet opp, forbereder Utkast dokumenter, eksporterer dem til PDF, og videresender kun unntakstilfeller til Menneske oppmerksomhet.
Støttede tjenester
Ett inngangspunkt for gjentakende forespørsler til bedriftssekretæren
- Innsending av årsrapport (AR)
- AGM-administrasjon
- Offiser endrer agent
- Overførsel av aksjer
- Utstedelse av aksjer
- Endring i registrert adresse
- Endring av SSIC-kode
- Endre FYE
- Oppdater Detalj
- RORC-oppdateringer
- Finans (XBRL)
- Oppdater Selskap Navn
- Endring i revisoragent
- Forlengelse av tid (EOT)
- Utbytte
- Endring av grunnloven
- Register over nominerte
- Sletting av selskap
- Registrering av pantetelser
- Bankåpning
- Selskap Eksporter
Tjenesteoppdagelse og veiledet inntak
Agenten bruker Knoon Kunnskapsbase for å identifisere hvilken selskapsekretærtjeneste kunden trenger, og ber deretter kun om den informasjonen som er påkrevd for den spesifikke forespørselen.
KYC og vedleggshåndtering i Whatsapp
Arbeidsflyten kan oppdage påkrevde vedlegg, inkludert tilfeller hvor både forside og bakside av et ID-kort er nødvendig, og oppfordre klienten til å fullføre manglende opplastinger før saken går videre.
Dokumentforberedelse med Google Docs og Drive
Når innsendingen er fullført, forbereder Knoon de påkrevde dokumentene ved hjelp av Google Docs, lagrer arbeidsfilene i Google Drive, og eksporterer den endelige pakken til PDF for signering og arkivering.
1. Identifiser forespørselen
Klienten starter i WhatsApp. Knoon kartlegger forespørselen til riktig Type tjeneste ved bruk av Forbis Kunnskapsbase.
2. Samle inn detaljer og KYC
Agenten samler strukturert informasjon, ber om de påkrevde støttedokumentene og sjekker om vedleggene er fullstendige.
2. Samle inn detaljer og KYC
Agenten samler strukturert informasjon, ber om de påkrevde støttedokumentene og sjekker om vedleggene er fullstendige.
3. Merk hull umiddelbart
Hvis en innsending er ufullstendig, blir klienten bedt om det manglende dokumentet eller den manglende siden før personalet må gå inn.
4. Forbered papirarbeidet
Sendt informasjon brukes til å forberede de påkrevde dokumentene for selskapets sekretær gjennom Google Docs- og Google Drive-arbeidsflyter.
4. Forbered papirarbeidet
Sendt informasjon brukes til å forberede de påkrevde dokumentene for selskapets sekretær gjennom Google Docs- og Google Drive-arbeidsflyter.
5. Send for signing
Forberedte dokumenter eksporteres til PDF og sendes til klienten for gjennomgang og signature.
6. Spor med billetter
Hvert svar blir tildelt en sak slik at teamet kan overvåke status, overlevere arbeid på en ryddig måte og identifisere saker som trenger menneskelig oppmerksomhet.
6. Spor med billetter
Hvert svar blir tildelt en sak slik at teamet kan overvåke status, overlevere arbeid på en ryddig måte og identifisere saker som trenger menneskelig oppmerksomhet.
Menneske i sløyfen
Hvis en sak trenger menneskelig inngripen, kan teamet gå direkte inn gjennom saksbehandlingsflyten, svare klienten, klargjøre manglende detaljer og flytte forespørselen fremover uten å miste hele konteksten av samtalen eller dokumentstatusen.
I need help with annual return filing and an officer change.
I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.
Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.
Here is the back of my ID card.
Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.
Malmaler brukt av ForBis
Start fra de samme Whatsapp inntaks-, dokumentforberedelses- og menneskelig gjennomgangsarbeidsflytene ForBis brukte med Knoon.
