Organization Summary
Larry Contractors משתמש בסוכן Knoon כדי לייעל את הנהלת החשבונות עם QuickBooks, להפחית עבודת מנהל מערכת ידנית תוך שמירה על רשומות פיננסיות מדויקות ומעודכנות.
לפני האוטומציה, רוב הבקשות הגיעו כהודעות וואטסאפ מפורקות, שיחות חוזרות והערות שהיו מפוזרות בטלפונים של הצוות. זה גרם לזמני תגובה איטיים ולאחיזה לא עקבית במשרות מבטיחות.
Knoon הציגה תהליך פעולה ייעודי לקבלנים שמתעד את הקשר לעבודה מוקדם, מסנכרנת את עבודת מנהל המערכת לתוך קוויקבוקס ו-OneDrive, ושומרת על צוות המשרד פועל גם בשבועות עמוסים.
תוצאות מפתח
אתגר
כמה קבלות שותפו ב-WhatsApp, בעוד שאחרות נשארו בצורות פיזיות. זה הפך את ניהול הספרים לאיטי ומורכב יותר לשמירה על דיוק ב-QuickBooks.
קוויקבוקס ai פיספס פרטים חשובים בקבלה
קוויקבוקס ai לא תמיד תפס נכון תאריכים, קטגוריות, סיכומים ומס בקבלה, לכן עדיין יש צורך בבדיקה ידנית של הרשומות לפני שניתן לסמוך עליהן.
יותר מדי הזנה ידנית עבור כל חשבון
אפילו קבלות פשוטות דרשו הקלדת שמות הנמענים, מחירים ופרטים נוספים אחת אחת, מה שהפוך את הנהלת החשבונות השגרתית לעבודה אדמיניסטרטיבית חוזרת.
העלאת OneDrive הוסיפה שלב מנהל מערכת נוסף
לאחר עדכון QuickBooks, הצוות עדיין נאלץ להוריד כל קבלה, להתאים אותה למספר המסמך הנכון, ולתייק אותה בתיקיית OneDrive המתאימה באופן ידני.
פתרון
לארי קונטרקטורס מרכז בקשות עבודה חדשות דרך סוכן AI בווטסאפ שמסנן בעלי בתים, אוסף פרטי אתר, ומעביר עבודה דחופה מיד.
הסוכן קורא קבלות ומקליט אותן בקוויקבוקס
הסוכן קורא כל קבלה ומרשום אותה ב-QuickBooks, כולל את קטגוריית הרכישה, האם זו קבלה למטרות מס, את שיעור המס, והמחיר הסופי.
שמור קבלות ב-OneDrive
הסוכן יוצר תיקייה ב-OneDrive ומשנה את שמה להתאים למספר המסמך שבו משתמשים ב-QuickBooks, מה שהופך כל קבלה לקלה יותר למציאה מאוחר יותר.
תבניות בשימוש על ידי Larry Contractors
התחל מהצילום של קבלת וואטסאפ, QuickBooks, ו-OneDrive שבהן השתמשו קבלני Larry עם Knoon.
