Organization Summary
שירות חשבונאות ForBis משתמש ב-knoon לאיחוד משרד התאגידים וחשבונאות לזרימת עבודה יחידה בוואטסאפ עבור KYC, הכנת מסמכים, מעקב התקדמות, והסלמת בן אדם.
לפני האוטומציה, כל בקשה נשענה על תהליך ידני והחלפות חוזרות. העובדים היו צריכים לרדוף אחרי פרטי KYC חסרים, לבדוק כל קובץ מצורף, לשוחח עם הלקוח, להכין טפסים, לשלוח מסמכים לחתימה, ואז לעקוב אחרי מה התקדם ומה לא.
קנון הציג שכבת הפעלה מבנית מעל WhatsApp. הסוכן מזהה את השירות הנדרש, אוסף את המידע הנכון, מזהה קבצים מצורפים חסרים כמו החלק הקדמי והאחורי של תעודת זהות, מכין מסמכים עם Google Docs ו-Drive, ומתעד כל תגובה כדי שהצוות יוכל לעקוב אחר ההתקדמות ממקום אחד.
תוצאות מפתח
בעיה
פורביס הייתה זקוקה לדרך טובה יותר לתקשר עם לקוחות, לאסוף את המידע הנדרש ואת מסמכי ה-KYC, ולהכין את הניירת המתאימה מבלי להסתמך על מעקבים חוזרים, בדיקות ידניות, והעברות מפורקות.
הצוות נזקק לכח אדם לתקשורת עם לקוחות ולאיסוף המידע הנדרש, כולל מסמכי KYC.
כאשר ההגשות היו לא שלמות, הצוות נאלץ לחזור וללכת עם הלקוחות שוב ושוב כדי לבקש פרטים או קבצים חסרים.
כל מסמך שהוגש עדיין היה צריך להיבדק ידנית לפני שניתן היה להשתמש בו.
לעובדים נדרש לעתים לדבר ישירות עם לקוחות כדי למלא מידע חסר.
המסמכים היו צריכים להיות מוכנים ידנית על בסיס המידע שסופק על ידי כל לקוח.
לאחר ההכנה, המסמכים עדיין היו צריכים להישלח ללקוחות לחתימה.
היה קשה לעקוב אחר התקדמות כל בקשת לקוח מהתחלה ועד הסוף.
פתרון
Knoon פועל כדלת הכניסה לבקשות חשבונאות ומזכירות. הוא מזהה את סוג השירות, אוסף פרטים נדרשים, מאמת האם הקבצים הנכונים הועלו, מכין מסמכי טיוטה, מייצא אותם ל-PDF, ומנתב רק מקרים חריגים לתשומת לב בן אדם.
שירותים נתמכים
נקודת כניסה אחת לבקשות חוזרות למזכיר התאגידי
- הגשת דו"ח שנתי (AR)
- ניהול AGM
- שינויים בסוכן האחראי
- העברת שיתוף
- הנפקת מניות
- שינוי בכתובת הרשומה
- שינוי קוד SSIC
- שנה כספית חדשה
- עדכן פרטיים
- עדכוני RORC
- פיננסים (XBRL)
- עדכן שם חברה
- שינוי בסוכן מבקר
- הארכת זמן (EOT)
- דיבידנד
- שינוי החוקה
- רישום נציג
- מחיקת החברה
- רישום חיובים
- פתיחת חשבון בנק
- חלץ חברה
זיהוי שירות וקבלת מידע מונחית
הסוכן משתמש בבסיס הידע של knoon כדי לזהות איזו שירות מזכיר חברה הלקוח צריך, ואז מבקש רק את המידע הנדרש לבקשה הספציפית הזו.
טיפול ב-KYC ובקבצים מצורפים בוואטסאפ
זרימת העבודה יכולה לזהות קבצים מצורפים נדרשים, כולל מקרים שבהם נדרשים גם החזית וגם הגב של תעודת זהות, ולהנחות את הלקוח להשלים את ההעלאות החסרות לפני שהמקרה מתקדם.
הכנת מסמכים עם Google Docs ו-Drive
לאחר השלמת ההגשה, Knoon מכין את המסמכים הנדרשים באמצעות Google Docs, שומר את קבצי העבודה ב-Google Drive, ומייצא את החבילה הסופית ל-PDF לחתימה והגשה.
1. לזהות את הבקשה
הלקוח מתחיל ב-WhatsApp. knoon ממפה את הבקשה לסוג השירות הנכון באמצעות בסיס הידע של פורביס.
2. אסוף פרטים ו-KYC
הסוכן אוסף מידע ממוסמך, מבקש את הקבצים התומכים הנדרשים, ובודק האם הקבצים המצורפים שלמים.
2. אסוף פרטים ו-KYC
הסוכן אוסף מידע ממוסמך, מבקש את הקבצים התומכים הנדרשים, ובודק האם הקבצים המצורפים שלמים.
3. סמן פערים מיידית
אם ההגשה לא שלמה, מתבקש הלקוח לספק את המסמך החסר או את הדף החסר לפני שהצוות נדרש להתערב.
4. יש להכין את הניירת
המידע שהוגש משמש להכנת מסמכי מזכיר החברה הנדרשים באמצעות תהליכי עבודה של Google Docs ו- Google Drive.
4. יש להכין את הניירת
המידע שהוגש משמש להכנת מסמכי מזכיר החברה הנדרשים באמצעות תהליכי עבודה של Google Docs ו- Google Drive.
5. שלח לחתימה
המסמכים המוכנים מיוצאים ל-PDF ונשלחים ללקוח לבדיקה וחתימה.
6. מעקב עם כרטיסים
כל תגובה מתועדת כך שהצוות יכול לעקוב אחר הסטטוס, להעביר עבודה בצורה נקייה ולזהות מקרים שדורשים תשומת לב של בן אדם.
6. מעקב עם כרטיסים
כל תגובה מתועדת כך שהצוות יכול לעקוב אחר הסטטוס, להעביר עבודה בצורה נקייה ולזהות מקרים שדורשים תשומת לב של בן אדם.
בן אדם בלולאה
אם מקרה זקוק להתערבות בן אדם, הצוות יכול להיכנס ישירות דרך תהליך הכרטוס, להשיב ללקוח, להבהיר פרטים חסרים, ולהעביר את הבקשה קדימה מבלי לאבד את ההקשר המלא של השיחה או מצב המסמך.
I need help with annual return filing and an officer change.
I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.
Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.
Here is the back of my ID card.
Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.
תבניות בשימוש על ידי ForBis
התחל מאותו תהליך כניסה בוואטסאפ, הכנת מסמך, ובדיקת בן אדם שבהן פורביס השתמש עם Knoon.
