Organization Summary
Larry Contractors käyttää Knoon Agenttia virtaviivaistamaan kirjanpitoa QuickBooksin kanssa, vähentäen manuaalista ylläpitotyötä samalla kun taloustiedot pysyvät tarkkoina ja ajan tasalla.
Ennen automaatiota useimmat pyynnöt saapuivat hajanaisina WhatsApp-viesteinä, takaisinkutsuina ja Muistiinpanoina, jotka olivat hajallaan henkilökunnan puhelimissa. Tämä aiheutti hitaita vastausaikoja ja epäjohdonmukaista jatkotoimia lupaavissa töissä.
Knoon esitteli urakoitsijakohtaisen toimintaprosessin, joka tallentaa työn kontekstin varhaisessa vaiheessa, synkronoi Ylläpitäjän työn QuickBooksiin ja OneDriveen sekä pitää toimistotiimin liikkeellä kiireisinäkin viikkoina.
Tavoitetulokset
Haaste
Jotkut kuitit jaettiin WhatsAppissa, kun taas toiset pysyivät fyysisissä muodoissa. Tämä teki kirjanpidosta hitaampaa ja vaikeampaa pitää tarkkana QuickBooksissa.
QuickBooks AI jätti tärkeitä kuittitietoja huomiotta
QuickBooks AI ei aina tallentanut kuittien päivämääriä, kategorioita, summia ja veroja oikein, joten merkinnät vaativat silti manuaalista tarkistusta ennen kuin niihin voi luottaa.
Liikaa manuaalista syöttöä jokaista laskua varten
Jopa yksinkertaiset kuittitiedot vaativat maksajan nimien, hintojen ja muiden tietojen syöttämistä yksi kerrallaan, mikä muutti rutiininomaisen kirjanpidon toistuvaksi ylläpitotyöksi.
OneDrive-lataus lisäsi toisen ylläpitäjän vaiheen
QuickBooksin päivittämisen jälkeen tiimin piti silti ladata jokainen kuitti, yhdistää se oikeaan asiakirjan numeroon ja tallentaa se oikeaan OneDrive-kansioon manuaalisesti.
Ratkaisu
Larry Contractors keskittää uudet työpyynnöt WhatsApp AI -agentin kautta, joka kartoittaa asunnonomistajat, kerää kohdetiedot ja ohjaa kiireelliset työt välittömästi.
Agent lukee kuittaukset ja kirjaa ne QuickBooksiin
Agentti lukee jokaisen kuitin ja kirjaa sen QuickBooksiin, mukaan lukien ostokategoria, onko kyseessä verokuitti, verokanta ja lopullinen hinta.
Tallenna kuitit OneDriveen
Agentti luo kansion OneDriveen ja nimetä sen uudelleen vastaamaan samaa Numeroa, jota käytetään QuickBooksissa, tehden kunkin kuitin löytämisestä myöhemmin helpompaa.
Mallit, joita Larry Contractors käyttää
Aloita samoista WhatsApp-kuittien sieppaus-, QuickBooks- ja OneDrive-työnkuluista, joita Larry Contractors käytti Knoonin kanssa.
