Organization Summary
Larry Contractors sử dụng Knoon Agent để tối ưu hóa ghi sổ với QuickBooks, giảm công việc quản trị thủ công trong khi giữ hồ sơ tài chính chính xác và cập nhật.
Trước khi tự động hóa, hầu hết các yêu cầu đến dưới dạng các tin nhắn WhatsApp rời rạc, cuộc gọi lại và Ghi chú lan truyền trên điện thoại của nhân viên. Điều đó tạo ra thời gian phản hồi chậm và theo dõi không nhất quán đối với các công việc tiềm năng.
Knoon đã giới thiệu một quy trình vận hành dành riêng cho nhà thầu, ghi lại bối cảnh công việc từ sớm, đồng bộ công việc Quản trị viên vào QuickBooks và OneDrive, đồng thời giữ cho đội văn phòng tiếp tục làm việc ngay cả trong những tuần bận rộn.
Kết quả then chốt
Thử thách
Một số biên nhận đã được chia sẻ trên WhatsApp, trong khi số khác vẫn ở dạng giấy. Điều đó làm cho việc ghi chép sổ sách trở nên chậm hơn và khó giữ chính xác trong QuickBooks.
QuickBooks AI đã bỏ lỡ các chi tiết quan trọng trên hóa đơn
QuickBooks AI không phải lúc nào cũng ghi nhận chính xác ngày biên nhận, danh mục, tổng số và thuế, vì vậy các mục nhập vẫn cần được xem xét thủ công trước khi có thể tin tưởng.
Nhập liệu thủ công quá nhiều cho mỗi hóa đơn
Ngay cả các biên nhận đơn giản cũng đòi hỏi phải nhập tên người nhận tiền, giá cả và các chi tiết khác từng cái một, điều này biến công tác kế toán thường nhật thành công việc hành chính lặp đi lặp lại.
Tải lên OneDrive đã thêm một bước Quản trị viên khác
Sau khi cập nhật QuickBooks, nhóm vẫn phải tải xuống từng hóa đơn, đối chiếu với số tài liệu đúng và lưu trữ vào thư mục OneDrive phù hợp một cách thủ công.
Giải pháp
Larry Contractors tập trung các yêu cầu công việc mới qua Đại lý AI Whatsapp, người đánh giá chủ nhà, thu thập chi tiết công trình và chuyển các công việc khẩn cấp ngay lập tức.
Đại lý Đọc Biên Lai & Ghi Chép Chúng Trong QuickBooks
Đại lý đọc từng hóa đơn và ghi lại trong QuickBooks, bao gồm danh mục mua hàng, liệu đó có phải là hóa đơn thuế hay không, thuế suất và giá cuối cùng.
Lưu Biên nhận lên OneDrive
Đại lý tạo một thư mục trong OneDrive và đổi tên nó để khớp với cùng Số tài liệu được sử dụng trong QuickBooks, giúp mỗi biên lai dễ tìm hơn sau này.
Mẫu được sử dụng bởi Larry Contractors
Bắt đầu từ cùng một quy trình chụp biên nhận WhatsApp, QuickBooks và OneDrive mà Larry Contractors đã sử dụng với Knoon.
