Organization Summary
O Serviço de Contabilidade ForBis usa Knoon para unificar secretariado corporativo e contabilidade em um único fluxo de trabalho no Whatsapp para KYC, preparação de documentos, acompanhamento de progresso e escalonamento humano.
Antes da automação, cada solicitação dependia de um processo manual de ida e volta. A equipe tinha que buscar os detalhes de KYC ausentes, inspecionar cada anexo, falar com o cliente, preparar a papelada, enviar documentos para assinatura e, em seguida, acompanhar o que havia ou não avançado.
Knoon introduziu uma camada operacional estruturada sobre o WhatsApp. O Agente identifica o serviço necessário, coleta as informações corretas, detecta anexos ausentes, como o verso e a frente de um documento de identidade, prepara documentos com Google Docs e Drive, e registra cada resposta para que a equipe possa monitorar o progresso de um só lugar.
Resultados Chave
Problema
A ForBis precisava de uma maneira melhor de comunicar com os clientes, coletar a informação obrigatória e documentos KYC, e preparar a papelada correta sem depender de acompanhamentos repetidos, verificações manuais e transferências fragmentadas.
A equipe precisava de mão de obra para comunicar-se com os clientes e coletar as informações obrigatórias, incluindo documentos KYC.
Quando as submissões estavam incompletas, a equipe precisava ir e voltar com os clientes repetidamente para solicitar detalhes ou arquivos faltantes.
Cada documento enviado ainda precisava ser verificado manualmente antes de poder ser usado.
A equipe frequentemente precisava falar diretamente com os clientes para preencher informações faltantes.
Os documentos tiveram que ser preparados manualmente com base na informação fornecida por cada cliente.
Uma vez preparados, os documentos ainda precisavam ser enviados aos clientes para assinatura.
Foi difícil acompanhar o progresso de cada solicitação do cliente do início ao fim.
Solução
Knoon atua como a porta de entrada para pedidos de Contabilidade e secretaria. Identifica o tipo de serviço, recolhe os detalhes Obrigatórios, valida se os ficheiros corretos foram enviados, prepara documentos em Rascunho, exporta-os para PDF e encaminha apenas os casos de exceção para atenção Humana.
Serviços Suportados
Um ponto de entrada para solicitações recorrentes de secretário corporativo
- Envio da declaração anual (AR)
- Gestão AGM
- Alterações do Oficial no Agente
- Transferência de Compartilhar
- Emissão de Compartilhamento
- Alteração no Endereço Registrado
- Alteração do Código SSIC
- Alterar FYE
- Atualizar Particular
- Atualizações RORC
- Financeiro (XBRL)
- Atualizar Nome da Empresa
- Alteração no Agente Auditor
- Prorrogação de Tempo (EOT)
- Dividendo
- Alternância da Constituição
- Registro do Nomeado
- Dissolução da Empresa
- Registro de Encargos
- Abertura de Conta Bancária
- Extrato da Empresa
Detecção de serviço e triagem guiada
O agente usa a base de conhecimento Knoon para identificar qual serviço de secretário da empresa o cliente precisa, então solicita apenas a informação obrigatória para essa solicitação específica.
KYC e manuseio de anexo no Whatsapp
O fluxo de trabalho pode detectar anexos obrigatórios, incluindo casos onde tanto a frente quanto o verso de um cartão de identificação são necessários, e solicitar ao cliente que conclua os uploads pendentes antes que o caso prossiga.
Preparação de documento com Google Docs e Drive
Após a submissão estar completa, o Knoon prepara os documentos obrigatórios usando o Google Docs, armazena os ficheiros de trabalho no Google Drive e exporta o pacote final para PDF para assinatura e arquivamento.
1. Identificar a solicitação
O cliente começa no WhatsApp. Knoon mapeia a solicitação para o tipo de serviço correto usando a base de Conhecimento ForBis.
2. Coletar detalhes e KYC
O agente coleta informações estruturadas, solicita os arquivos de suporte obrigatórios e verifica se os anexos estão completos.
2. Coletar detalhes e KYC
O agente coleta informações estruturadas, solicita os arquivos de suporte obrigatórios e verifica se os anexos estão completos.
3. Sinalize lacunas imediatamente
Se uma submissão estiver incompleta, o cliente será solicitado a fornecer o documento ou página faltante antes que a equipe precise intervir.
4. Prepare a papelada
As informações enviadas são usadas para preparar os documentos obrigatórios do secretário da empresa através dos fluxos de trabalho do Google Docs e do Google Drive.
4. Prepare a papelada
As informações enviadas são usadas para preparar os documentos obrigatórios do secretário da empresa através dos fluxos de trabalho do Google Docs e do Google Drive.
5. Enviar para assinatura
Os documentos preparados são exportados para PDF e enviados ao cliente para revisão e assinatura.
6. Rastrear com tíquetes
Cada resposta é registrada para que a equipe possa monitorar o status, transferir o trabalho de forma organizada e identificar casos que precisam de atenção humana.
6. Rastrear com tíquetes
Cada resposta é registrada para que a equipe possa monitorar o status, transferir o trabalho de forma organizada e identificar casos que precisam de atenção humana.
Humano no Loop
Se um caso precisar de intervenção Humano, a equipe pode intervir diretamente através do fluxo de trabalho com ticket, responder ao cliente, esclarecer detalhes ausentes e mover a solicitação adiante sem perder o contexto completo da Conversa ou do status do Documento.
I need help with annual return filing and an officer change.
I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.
Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.
Here is the back of my ID card.
Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.
Modelos usados por ForBis
Comece com os mesmos fluxos de trabalho de coleta pelo Whatsapp, preparação de Documento e revisão Humana que o Forbis usava com o Knoon.
