Organization Summary
Usługa Księgowości ForBis wykorzystuje Knoon do integracji sekretariatu korporacyjnego i księgowości w jednym przepływie pracy WhatsApp dla KYC, przygotowania dokumentów, śledzenia postępów oraz eskalacji Człowieka.
Przed automatyzacją każde zgłoszenie wymagało ręcznej korespondencji w obie strony. Personel musiał ścigać brakujące dane KYC, sprawdzać każdą załączoną dokumentację, rozmawiać z klientem, przygotowywać dokumenty, wysyłać je do podpisu, a następnie śledzić, co zostało zrobione, a co nie.
Knoon wprowadził ustrukturyzowaną warstwę operacyjną nad WhatsApp. Agent identyfikuje potrzebną usługę, zbiera właściwe informacje, wykrywa brakujące załączniki, takie jak przód i tył dowodu osobistego, przygotowuje dokumenty za pomocą Google Docs i Drive oraz rejestruje każdą odpowiedź, aby zespół mógł monitorować postęp w jednym miejscu.
Wyniki kluczowe
Problem
ForBis potrzebował lepszego sposobu komunikacji z klientami, zbierania wymaganych informacji i dokumentów KYC oraz przygotowywania odpowiedniej dokumentacji bez polegania na powtarzających się przypomnieniach, ręcznej kontroli i fragmentarycznych przekazach.
Zespół potrzebował personelu do komunikacji z klientami oraz zbierania wymaganych informacji, w tym dokumentów KYC.
Gdy zgłoszenia były niekompletne, personel musiał wielokrotnie kontaktować się z klientami, aby poprosić o brakujące szczegóły lub pliki.
Każdy przesłany dokument musiał być nadal ręcznie sprawdzany, zanim mógł zostać użyty.
Personel często musiał rozmawiać bezpośrednio z klientami, aby uzupełnić brakujące informacje.
Dokumenty musiały być przygotowywane ręcznie na podstawie informacji dostarczonych przez każdego klienta.
Po przygotowaniu dokumenty musiały zostać wysłane do klientów w celu złożenia signature.
Trudno było śledzić postępy każdego zapytania klienta od początku do końca.
Rozwiązanie
Knoon działa jako główne wejście dla próśb dotyczących Księgowości i sekretariatu. Identyfikuje rodzaj usługi, zbiera Wymagane szczegóły, sprawdza, czy zostały przesłane odpowiednie Pliki, przygotowuje dokumenty w wersji Szkic, eksportuje je do PDF i kieruje do uwagi Człowieka tylko przypadki wyjątkowe.
Obsługiwane usługi
Jedno miejsce dostępu do powtarzających się żądań sekretarza korporacyjnego
- Składanie rocznego sprawozdania (AR)
- Zarządzanie AGM
- Agent zmianiony przez funkcjonariusza
- Przelew akcji
- Emisja akcji
- Zmiana zarejestrowanego adresu
- Zmiana kodu SSIC
- Zmień FYE
- Aktualizuj Szczegół
- Aktualizacje RORC
- Finanse (XBRL)
- Aktualizuj nazwę firmy
- Zmiana w Agencie Audytora
- Przedłużenie Czasu (EOT)
- Dywidenda
- Zmiana Konstytucji
- Rejestr Pełnomocnika
- Wykreślenie Firmy
- Rejestracja obciążeń
- Otwarcie banku
- Eksportuj Firmę
Wykrywanie usług i prowadzone wprowadzanie
Agent używa bazy Wiedzy Knoon, aby zidentyfikować, jakiej usługi sekretarza firmy potrzebuje klient, a następnie prosi tylko o Informacje Wymagane dla tego konkretnego zapytania.
KYC i obsługa załączników w WhatsApp
Przepływ pracy może wykrywać wymagane załączniki, w tym przypadki, gdy potrzebne są zarówno awers, jak i rewers dowodu osobistego, i zachęcać klienta do uzupełnienia brakujących przesyłek przed dalszym rozpatrzeniem sprawy.
Przygotowanie dokumentów za pomocą Google Docs i Drive
Po zakończeniu przesyłania, Knoon przygotowuje wymagane dokumenty za pomocą Google Docs, przechowuje Pliki robocze w Google Drive i eksportuje ostateczny pakiet do PDF do podpisania i złożenia.
1. Zidentyfikuj żądanie
Klient rozpoczyna w WhatsApp. Knoon mapuje żądanie do odpowiedniego typu usługi, korzystając z bazy Wiedzy ForBis.
2. Zbierz dane i KYC
Agent zbiera uporządkowane informacje, prosi o wymagane pliki wspierające i sprawdza, czy załączniki są kompletne.
2. Zbierz dane i KYC
Agent zbiera uporządkowane informacje, prosi o wymagane pliki wspierające i sprawdza, czy załączniki są kompletne.
3. Natychmiast oznacz braki
Jeśli zgłoszenie jest niekompletne, klient zostanie poproszony o brakujący dokument lub brakującą stronę, zanim pracownik będzie musiał interweniować.
4. Przygotuj dokumenty
Przesłane informacje są wykorzystywane do przygotowania wymaganych dokumentów sekretarza firmy za pomocą przepływów pracy Google Docs i Google Drive.
4. Przygotuj dokumenty
Przesłane informacje są wykorzystywane do przygotowania wymaganych dokumentów sekretarza firmy za pomocą przepływów pracy Google Docs i Google Drive.
5. Wyślij do podpisu
Przygotowane dokumenty są eksportowane do PDF i wysyłane do klienta w celu przeglądu i podpisu.
6. Śledź za pomocą biletów
Każda odpowiedź jest rejestrowana, aby zespół mógł monitorować status, przekazywać pracę w sposób uporządkowany oraz identyfikować przypadki wymagające uwagi Człowieka.
6. Śledź za pomocą biletów
Każda odpowiedź jest rejestrowana, aby zespół mógł monitorować status, przekazywać pracę w sposób uporządkowany oraz identyfikować przypadki wymagające uwagi Człowieka.
Człowiek w pętli
Jeśli sprawa wymaga interwencji Człowieka, zespół może bezpośrednio wkroczyć poprzez obieg pracy oparty na zgłoszeniach, odpowiedzieć klientowi, wyjaśnić brakujące szczegóły i przenieść żądanie do przodu bez utraty pełnego kontekstu rozmowy lub statusu dokumentu.
I need help with annual return filing and an officer change.
I can help with both. Please upload your ID card front and back, confirm the company name, and share the new officer details.
My company name is Success Enterprise Pte Ltd. My officer is Tommy Kane.
Missing attachment detected: ID card back image. The case remains ticketed and pending until the upload is complete.
Here is the back of my ID card.
Attachment received. I have reviewed the ticket, confirmed the missing document is now complete, and the request can continue to document preparation.
Szablony używane przez ForBis
Rozpocznij od tych samych procesów przyjmowania w WhatsApp, przygotowywania dokumentów i przeglądu przez Człowieka, które Forbis stosował z Knoon.
